Definition
DBCGs Medicinske Udvalg er et videnskabeligt udvalg med reference til DBCGs bestyrelse.
Formål
Medicinsk Udvalg har som formål:
- at rådgive Bestyrelsen i spørgsmål om medicinsk behandling af brystkræft
- at udarbejde og opdatere DBCGs retningslinjer for medicinsk behandling af brystkræft
- at understøtte registreringen af medicinsk behandling i DBCGs database
- at initiere og koordinere forskningsprojekter relateret til medicinsk behandling af brystkræft
- at samarbejde med DBCGs øvrige videnskabelige udvalg
Sammensætning
Afdelinger der administrerer medicinsk behandling af brystkræft, har medlemskab af udvalget og afdelingens ledelse udpeger en repræsentant til udvalget. Medlemskab har endvidere DBCGs sekretariat (lægelig leder + ledende statistiker) samt det af DBCG Medicinsk Udvalg udpegede medlem af fagudvalget og sekretæren i Medicinsk Udvalg.
Afdelingsrepræsentanterne i Medicinsk Udvalg vælger en formand og en sekretær. For begge er valgperioden 2 år med mulighed for genvalg. Valgperioden for formand og sekretær kan være sammenfaldende eller forskudt 1 år. Ved formandens/sekretærens fratræden fortsætter pågældende en 1-årig periode som henholdsvis formand/sekretær ex officio.
Forslag til formand/sekretær skal skriftligt være den siddende formand og sekretær i hænde 2 uger før det møde, hvor valget foretages. Dette skal fremgå af referatet fra det forudgående møde herunder med oplysninger om, hvorvidt den siddende formand/sekretær er villig til genvalg. Hvis der indkommer flere forslag til den ledige post som formand/sekretær, foretages skriftlig afstemning blandt udvalgets medlemmer. På hver stemmeseddel må maksimalt opføres 1 forslag til henholdsvis formand og sekretær.
Mødeaktivitet
Medlemmerne i Medicinsk Udvalg mødes mindst 2 gange årligt i henhold til dagsordenen udsendt af sekretæren minimum 1 uge før mødets afholdelse. Yderligere møder kan ved behov afholdes ved fremmøde eller som videomøder. Til møderne kan andre læger, akademikere og projektsygeplejersker fra relevante afdelinger og DBCG deltage. Afbud fra medlemmerne meddeles til sekretæren senest to dage før mødet og når andre kan deltage, så tilmelder de sig minimum to dage før mødet.
Arbejdsfordeling
Formand og sekretær udarbejder dagsorden og eventuelle bilag udsendes af sekretæren. Sekretæren udarbejder et referat som udsendes til medlemmerne, ordentligvis senest 2 uger efter mødets afholdelse. De enkelte medlemmer har ansvar for at dagsorden og referater videresendes til andre mødedeltagere i de respektive afdelinger.
Det tilstræbes, at beslutninger på møderne tages i enighed. Kan enighed ikke opnås, afgøres sagen ved simpelt stemmeflertal blandt de fremmødte medlemmer. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende og formanden orienterer Bestyrelsen.
For nationale/internationale undersøgelser udpeger Medicinsk Udvalg en koordinator. Koordinator har ansvar for deltagelse i møder vedr. protokollens indhold. Koordinatoren har desuden ansvar for deltagelse i aktiviteter vedr. protokollens aktivering, statusopgørelse og relevant tilbagemelding til udvalget og de enkelte afdelinger.
Forespørgsler fra pressen, patientforeninger, medicinalindustrien mv. varetages som udgangspunkt af et af de ordinære medlemmer fra et af Universitetshospitalerne i en intern vedtaget rotationsordning. Såfremt en sådan ikke er etableret, er det formanden for Medicinsk Udvalg, der på vegne af udvalget afgøre om en sådan forespørgsel skal besvaret og i givet fald hvordan.
Publikation og forfatterskab
ICJME-deklarationen (www.icmje.org) følges for forsøg der koordineres af DBCG. Et medforfatterskab forudsætter deltagelse i skrivegruppen og på nationale undersøgelser inviteres studiekoordinator samt en repræsentant for de afdelinger, som har bidraget med mere end 10% af evaluerbare patienter. Hvis DBCGs sekretariat har bidraget med indsamling, validering og/eller analyse af data, indgår en af sekretariatets statistikere i skrivegruppen. To eller flere afdelinger der tilsammen har bidraget med mindst 10% af patienterne kan sammen evt. udpege et medlem til skrivegruppen. Hvis en afdeling har ydet et betydeligt bidrag til forsøget, fx ved at inkludere mere end 30% af patienterne, kan afdelingen vælge to medlemmer til skrivegruppen. Koordinator har ansvar for udarbejdelse af udkast til manuskript, som herefter diskuteres med medforfatterne. Koordinator har ret til første forfatterskab.
På internationale publikationer (f.eks. SBG, BIG) følges de pågældende gruppers publikationsregler. Dog skal tilstræbes maksimal muligt medforfatterskab, med repræsentation af land/gruppe i henhold til ovenstående andel af patienter. Hvis DBCG tildeles 1 medforfatterskab går dette til den danske studiekoordinator, hvis flere medforfatterskaber går de til studiekoordinator, samt afdelingsrepræsentanter i henhold til antal evaluerbare patienter.
Økonomi
DBCG refunderer ikke udgifter til rejse eller ophold i forbindelse med udvalgets møder.
Ekstern økonomisk støtte til de onkologiske afdelingers gennemførelse af undersøgelser fordeles på afdelingerne i relation til antallet af indgåede patienter for de enkelte afdelinger. En del af den samlede støtte kan gå til DBCGs sekretariat. Andelen afhænger af omfanget af sekretariatets bidrag til undersøgelsen.
